Wer ein Haus bauen möchte, muss dazu einen Antrag beim Bauordnungsamt stellen. Bislang mussten die Unterlagen in Papierform eingereicht werden, seit Anfang 2025 ist der digitale Antrag Pflicht (siehe auch StadtZeitung Ausgabe 03/25). Julia Sesta, Leiterin der Bauabteilung im Bauordnungsamt, blickt gut ein halbes Jahr nach der Einführung auf die Umstellung zurück. Sesta ist für den „Digitalen Bauantrag“ zuständig und begleitet das Projekt seit ihrem Einstieg bei der Stadtverwaltung im Jahr 2022.
Die Bürgerinnen und Bürger reichen ihre Unterlagen online ein und erhalten auch die Genehmigung und den Gebührenbescheid digital. „Wir prüfen das Baurecht. Dazu kommt unter anderem der Brandschutz, das Gartenbauamt schaut auf Grünflächen – insgesamt sind viele Dienststellen eingebunden.“ Zur Erteilung der Genehmigung werden die Unterlagen ausgetauscht. „Innerhalb der Verwaltung müssen wir nun keine Papierpläne mehr mit der Hauspost verschicken, sondern können die Akten sofort weiterleiten“, erklärt Julia Sesta. Die Umstellung klingt auf den ersten Blick nach einem „Selbstläufer“, der scheinbar nur Vorteile mit sich bringt – was allerdings langen Vorlauf erforderte: Das Land Baden-Württemberg hatte eine Software-Plattform angekündigt, zur Entwicklung wurden einzelne Kommunen eingebunden. 2024 wurde das Ergebnis vorgestellt. „Das Ministerium erklärte, die Plattform sei einsatzbereit und die Kommunen sollten starten. Für uns war jedoch klar: Eine geordnete Einführung braucht Zeit für Tests, Schulungen und die Einbindung aller Beteiligten“, so Sesta.
Zunächst mehr Aufwand
Deshalb fiel die Entscheidung, erst zum Stichtag am 1. Januar 2025 zu starten. Manche Kommunen hatten früher begonnen und beim Übergang mit ausgedruckten Papierakten gearbeitet. Das Bauordnungsamt wollte zunächst die digitalen Strukturen schaffen, erklärt die Projektleiterin. Inzwischen sind über 100 beteiligte Dienststellen und Ortsverwaltungen eingebunden.
Wie hat sich die Arbeit im Detail verändert? „Früher hatten wir eine Papierakte mit einer klaren Struktur, E-Mails dienten oft nur als Zusatz. Mit der Umstellung existiert nur noch die digitale Akte. Das verlangt, dass Unterlagen von Anfang an nachvollziehbar benannt und strukturiert abgelegt werden.“ Für Kolleginnen und Kollegen, die jahrzehntelang mit Papierakten gearbeitet haben, sei das ein großer Umbruch.
Der stieß intern mitunter zunächst auf Widerstand. „Das ist völlig verständlich, man sieht anfangs vor allem den Zusatzaufwand. Gleichzeitig gewinnen wir langfristig Übersichtlichkeit, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit.“ Was machen Bürgerinnen und Bürger, die beim Einreichen Schwierigkeiten haben? „Normalerweise wenden sie sich an den zuständigen Baubezirk. Da die Mitarbeitenden durch die neuen Anforderungen ohnehin stark beansprucht waren, haben wir direkt zum Start eine Hotline eingerichtet – fünf Tage die Woche, mit vier Kolleginnen und Kollegen aus dem Projektteam.
Service geschätzt
Wer anruft, wird automatisch weitergeschaltet. „Ich selbst nehme ebenfalls regelmäßig Anrufe entgegen“, berichtet Sesta. Die Hotline, Telefon 133-6336 von 8 bis 16 Uhr, fällt für die Mitarbeitenden zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft an. „Das war nicht einfach, aber wichtig, und wir merken, dass es von den Bürgerinnen und Bürgern geschätzt wird.“ Pro Tag erreichen sie zwischen fünf und 20 Anrufen.
„Vorteile deutlich spürbar“
Seit der Einführung sind laut Sesta bislang 737 Vorgänge über das „Virtuelle Bauamt“ eingegangen – darunter Bauanträge, Bauvoranfragen oder die Verlängerungen bestehender Genehmigungen. Die Plattform und die Anbindung an die eigene Software erfordere intern noch manchen „Workaround“, wie bei jeder größeren IT-Umstellung. Insgesamt gelte jedoch: „Heute arbeiten wir mit dem digitalen Bauantrag zuverlässig. Die Vorteile sind deutlich spürbar, und wir entwickeln uns Schritt für Schritt weiter.“ -nke-