Virtuelles Amt

Die Stadt Karlsruhe bietet die virtuelle Beratung mit Videochat seit dem 16. Juni 2025 an.
Die virtuelle Beratung mit Videochat ist ein zusätzliches Angebot der Stadt Karlsruhe. Selbstverständlich bieten wir weiterhin viele Verwaltungsleistungen telefonisch sowie auch persönlich vor Ort an.

In der virtuellen Beratung werden Sie mit einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter per Videochat verbunden und können Ihr Anliegen gemeinsam in einem persönlichen Gespräch abschließend bearbeiten. Sofern es sich um eine gebührenpflichtige Leistung handelt, können Sie direkt während des Beratungsgesprächs online bezahlen.

Zur Online-Terminvereinbarung gelangen Sie hier: Online-Termine .

Für manche Anliegen wird erst nach einem persönlichen Kontakt eine Online-Terminvereinbarung angeboten.
Diese Verwaltungsleistungen können Sie bereits durch eine virtuelle Beratung abwickeln:

Wohnsitz – Ummeldung einer Wohnung
Wohnsitz – Zuzug nach Karlsruhe
Wohnsitz – Abmeldung ins Ausland
Führungszeugnis (einfach) beantragen
Führungszeugnis (erweitert) beantragen
Beantragung eines Gewerbezentralregisterauszugs (nur für natürliche Personen)
Beantragung einer Lebensbescheinigung
Beantragung einer Meldebescheinigung (einfach oder erweitert)

Weitere buchbare Verwaltungsleistung:

• Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO (Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten im Melderegister)

Zur Online-Terminvereinbarung gelangen Sie hier: Online-Termine .

Sie können den Termin von überall aus wahrnehmen.
In der Vorbereitung sollten Sie bei der Raum – beziehungsweise Platzwahl darauf achten, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ihre Daten sowie eine stabile und ausreichende Internetverbindung für einen optimalen Ablauf haben. Bedenken Sie ebenfalls, dass Sie je nach Anliegen eventuell Dokumente hochladen und unterschreiben müssen. Zur besseren Lesbarkeit empfiehlt sich die Verwendung von beispielsweise PC, Notebook oder Tablet.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Technische Voraussetzung.

Sie können mehrere Anliegen in einem Termin abwickeln. Bitte achten Sie bereits bei der Terminbuchung darauf, dass Sie alle benötigten Anliegen angeben, damit ein ausreichendes Zeitfenster für Sie zur Verfügung steht.

Die virtuelle Beratung findet mit einer unserer Sachbearbeiterinnen oder einem unserer Sachbearbeiter aus unseren Abteilungen der Bürgerbüros und Bürgerdiensten statt.

Informationen über die benötigten Unterlagen erhalten Sie mit Ihrer Online-Terminbestätigung.
Falls erforderlich können Formulare während des Online-Termins gemeinsam ausgefüllt und rechtssicher unterschrieben werden.
Bitte halten Sie gegebenenfalls alle angegebenen Unterlagen möglichst in digitaler Form sowie einen amtlichen Identitätsnachweis (Quelle: www.bmi.bund.de) zur Identifizierung bei Beginn der Online-Beratung bereit.

Ja, Sie erhalten eine direkte Verbindung zu den E-Payment-Anbietern.
Anfallende Gebühren können während des Beratungsgesprächs online per Kreditkarte oder Paypal bezahlt werden.

Nach der Beratung können Sie uns über einen Online‐Fragebogen Feedback geben und so an der Weiterentwicklung unserer digitalen Verwaltungsleistungen mitwirken.

Online-Termine können Sie unter folgenden Link vereinbaren: Online-Termin Virtuelles Amt

Nach Vereinbarung eines Termins erhalten Sie mit der Bestätigungsmail einen Link, mit dem Sie sich direkt in die Online-Sitzung einloggen können.

Sie werden einer oder einem für Sie zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen. Für gewöhnlich entstehen durch die vorherige Online-Terminvereinbarung dabei keine Wartezeiten.

Bitte nutzen Sie den Link in Ihrer Bestätigungsmail, um den Online-Termin zu stornieren und um einen neuen Termin zu vereinbaren.

Um die Videoberatung nutzen zu können, benötigen Sie folgende Voraussetzungen:

• Internetfähiges Endgerät wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone mit einer Frontkamera und Mikrofon.
  Vergewissern Sie sich bitte, dass Lautsprecher, Kamera und Mikrofon eingeschaltet und funktionsfähig sind. Verwenden Sie nach Möglichkeit Kopfhörer beziehungsweise ein Headset.
• Google Chrome, Mozilla Firefox, Edge oder Safari in der jeweils aktuellen Version.
• ausreichende Internetverbindung mit einer Upload‐Geschwindigkeit von mindestens 10 Mbit/s.

Nein, die virtuelle Beratung mit Videochat ist browserbasiert.
Das Herunterladen oder Installieren einer App beziehungsweise eines Programms ist daher nicht nötig.

Für eine rechtssichere Unterschrift stehen, neben der Online-Signatur über ein Touchpad, zusätzlich folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Hidden‐TAN
• oder Handy‐TAN.

Mit diesen Signatur‐Varianten ist eine rechtssichere Unterschrift über jedes Endgerät möglich.

Im Rahmen der Beratung mit Videochat erfolgt die Legitimierung mittels Kamera. Das Einschalten der Kamera ist damit notwendig.

Nähere Informationen erhalten Sie auch unter:
Datenverarbeitung/ Legitimation
Wie identifiziere ich mich in einer virtuellen Beratung? Wie kann ich mich legitimieren?

Bitte informieren Sie In diesem Fall, soweit möglich, Ihre Sachbearbeiterin oder Ihren Sachbearbeiter über diesen Umstand. Einen neuen Termin können Sie dann online vereinbaren.

Für die Terminvereinbarung werden Ihre personenbezogenen Daten nach 48 Stunden des Termins automatisch gelöscht. Wurde Ihr Anliegen in unserem virtuellen Bürgerbüro bearbeitet, werden Ihre Daten 7 Tage nach Abschluss Ihres Anliegens automatisch gelöscht – spätestens werden Ihre Daten jedoch automatisch nach 30 Tagen nach dem Termin gelöscht.

Die Legitimierung erfolgt direkt über Ihre Kamera während des Videochats.
Halten Sie demnach bitte zur Identitätsprüfung bei Beginn der virtuellen Beratung einen amtlichen Identitätsnachweis bereit (Quelle: www.bmi.bund.de).

Um einen Datenmissbrauch auszuschließen, werden von unseren Sachbearbeiterinnen oder unseren Sachbearbeitern alle relevanten Daten zu Ihrer Person erfragt.

Jedes unterschriebene Online-Formular wird nach der Bearbeitung automatisch gesperrt. Auch den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern ist es danach nicht mehr möglich, Änderungen vorzunehmen.

Nein, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Stadt Karlsruhe werden von Ihnen keine Aufzeichnungen des Gesprächs (in Bild, Video oder Ton) anfertigen.
Sollten sich Smart‐Home‐Geräte in der Nähe Ihres Endgerätes befinden, bitten wir Sie, diese während der Beratung auszuschalten.

Datenschutzhinweise
Im Rahmen der Terminvereinbarung verwenden wir Ihre Kontaktdaten, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeiten, ausschließlich zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung des vereinbarten Termins.
Nutzen Sie für Ihr Anliegen unser virtuelles Bürgerbüro werden außerhalb der zuvor beschriebenen Terminvereinbarung personenbezogene Daten für die Bearbeitung Ihres gewünschten Anliegens erhoben.

Videochat Datenschutz und Nutzungsbedingungen der Stadt Karlsruhe

Datenübermittlung
Auch mit Blick auf die Terminvereinbarung erfolgt eine Datenweitergabe an Dritte zu keinem Zeitpunkt. Ihre Daten werden von der Firma Girona Softwareentwicklung GmbH in unserem Auftrag und unter unserer Weisung verarbeitet und sonst nur gegenüber den Beschäftigten des Ordnungs- und Bürgeramtes offenbart, die sich mit dieser Thematik befassen.

Nutzen Sie für Ihr Anliegen unser Angebot der virtuellen Beratung erfolgt auch hier keine Datenweitergabe an Dritte. Ihre Daten werden von unserem Rechenzentrum komm.one in unserem Auftrag und unter unserer Weisung verarbeitet und sonst nur gegenüber den Beschäftigten des Ordnungs- und Bürgeramtes offenbart, die sich mit dieser Thematik befassen.