1. Für elektronische Dokumente an Behörden, die verschlüsselt oder signiert sind oder sonstige besondere technische Merkmale aufweisen, ist kein Zugang im Sinne Artikel 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz eröffnet.
2. Die Stadt Karlsruhe nimmt Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
- Textdateien im Format ANSI (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Word für Windows Version 6 (*.doc)
- Word für Windows Version 97 (*.doc)
- Word für Windows Version 2000 (*.doc)
- Portable Data File Version 1.3 (*.pdf)
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg, *.jpeg)
- Graphics Interchange Format (*.gif)
- Tag Image File Format (*.tif)
- Bitmap Pictures (*.bmp)
3. Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sogenannte Makros) verwendet werden.
4. E-Mails werden nur bis zu einer Größe von 15 Megabyte (inklusive Anhänge) angenommen.
5. Dateien in unter Punkt 3 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Karlsruhe nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
6. Die Stadt Karlsruhe verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Ebenfalls abgewiesen werden E-Mails, die ausführbare Programme enthalten.
7. Die Stadt Karlsruhe bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.
8. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Karlsruhe davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
