Nach der Entscheidung zur Erarbeitung eines Kulturkonzepts für Grötzingen wurde aus dem Ortschaftsrat heraus ein Arbeitskreis Kulturkonzept gebildet, in dem alle Fraktionen des Ortschaftsrates vertreten sind, darüber hinaus die ARGE der Grötzinger Vereine und Kulturschaffenden, die Grötzinger Künstlerschaft, die Heimatfreunde Grötzingen e. V., der Freundeskreis Badisches Malerdorf e. V., das Kulturamt und die Ortsverwaltung in Person der Ortsvorsteherin.
Mit der Erarbeitung des Kulturkonzepts wurde im Rahmen eines Werkvertrages Birgit Reich | KUK Kulturmanagement beauftragt. Sie entwickelte das Prozessdesign und übernahm das Projektmanagement für die gesamte Erarbeitungsphase, moderierte Workshops und Expertengespräche, sicherte in gemeinsamen Diskussionen mit dem Arbeitskreis Kulturkonzept die Ergebnisse der einzelnen Schritte des Beteiligungsprozesses und übernahm die Verschriftlichung des Kulturkonzepts. Die Entwicklung des Stadteilkulturkonzepts erfolgte auf Basis der Vorgaben und Richtungsentscheidungen der Karlsruher Kulturkonzeption, der vorhandenen ortsgegebenen Strukturen und mit einem offenen Blick auf zukünftige Entwicklungen. Das Prozessdesign orientierte sich an dem im strategischen Entwicklungsmanagement üblichen Vorgehen:
- Klärung der strukturellen Ausgangslage und Zielformulierung,
- Visualisierung von Zukunftstrends,
- Entwicklung von potentiellen Strategien und Maßnahmenpaketen,
- Festlegung von Zukunftsstrategien und Beginn ihrer Umsetzung.
Der Verschriftlichung und Veröffentlichung des Kulturkonzepts folgt als fünfter Punkt der fortgesetzte Implementierungsprozess und als abschließender sechster Punkt das Controlling im Sinne einer ständigen Rückbefragung und Weiterentwicklung der Kulturkonzeption bei anstehenden kulturpolitischen Entscheidungen.
Am 13. Oktober 2015 veranstaltete die Ortsverwaltung ein „Ideencafé zur Ortsmitte und Kultur". Alle Bürgerinnen und Bürger waren eingeladen, ihre Ideen, Kritik und bestehende Bedürfnisse bezüglich einer städtebaulichen, infrastrukturellen und kulturellen Weiterentwicklung im Rahmen eines „World-Café“-Formats zu äußern.
Die „Arbeitsgruppe Kulturkonzept“ traf erstmalig am 25. April 2016 auf Einladung von Ortsvorsteherin Karen Eßrich zusammen. Dabei wurde deutlich, dass Grötzingen einen dringenden Bedarf an einer klaren und übersichtlichen Darstellung seines Kulturgutbestands und seiner Kulturaktivitäten hat. Mit Hilfe aktueller Statistiken und Bevölkerungsprognosen wurden die im Integrierten Stadtentwicklungskonzept und die im Karlsruher Kulturkonzept als relevant aufgeführten Zukunftstrends für Grötzingen analysiert und ergänzt. In Anlehnung an das Kulturkonzept 2025 der Stadt Karlsruheerfolgte dann eine erste Definition von fünf den Stadtteil abbildenden kulturellen Handlungsfeldern. Gleichzeitig wurde auch ein Personenkatalog erstellt, der die wichtigsten Kulturakteure im Stadtteil und ihre potentiellen Partner benennt. Aus diesem erfolgte die persönliche Einladung an rund 100 ausgesuchte Expertinnen und Experten zu einer „Zukunftswerkstatt" in Grötzingen.
Zu dieser „Zukunftswerkstatt Stadtteilkultur Grötzingen“ kamen am 23. Juli 2016 auf Einladung von Ortsvorsteherin Karen Eßrich und Kulturamtsleiterin Dr. Susanne Asche rund 90 Expertinnen und Experten aus der örtlichen Kulturszene, aus den mit der Grötzinger Kulturszene verbundenen Kultureinrichtungen in Karlsruhe wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kulturamtes zusammen. Der achtstündige Workshop wurde in einem stark verkürzten „Future Search-Format" abgehalten. Die Teilnehmenden erstellten, in acht spartenbezogene Arbeitsgruppen aufgeteilt, für ihre Handlungsfelder kritische Zukunftsanalysen, benannten die wichtigsten Herausforderungen und entwickelten Zukunftsstrategien sowie erste Maßnahmenvorschläge. Im anschließenden Plenum erhielten die Teilnehmenden Einblicke in die Perspektiven der anderen Arbeitsfelder und konnten deren Ansätze und Ideen in ihre weiteren Überlegungen einschließen und aus eigener Sicht bewerten. Im Nachgang dieser Veranstaltung erfolgten ergänzende schriftliche Expertenbefragungen zum Thema „Brauchtum“ sowie zum Thema „Kulturelle Bildung“ im Stadtteil.
Am 6. Oktober 2016 versammelte sich nochmals eine siebenköpfige Expertengruppe „Brauchtum“ für ein strategisches Arbeitstreffen. Am 24. November 2016 folgte ein entsprechendes Arbeitstreffen zur kulturellen Bildung im Stadtteil. Aus der Zukunftswerkstatt entwickelte sich der fortbestehende eigeninitiierte „Arbeitskreis Kulturlandschaft Grötzingen“, der sich erstmalig im Beisein der Ortsvorsteherin am 7. Dezember 2016 traf.
Auf der Grundlage der schriftlichen Zusammenfassung und Auswertung der Ergebnisse der verschiedenen Foren und Expertenbeiträge erstellte das Projektmanagement eine auf den Einschätzungen der örtlichen Kulturszene basierte SWOT-Analyse (Darstellung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken).
Von Januar bis März 2017 kam die „Arbeitsgruppe Kulturkonzept“ in acht wöchentlichen Sitzungen erneut zusammen, um die durch die Foren und Expertenrunden zusammengetragenen Herausforderungen und strategischen Möglichkeiten zu evaluieren und weiter zu ergänzen.
Mitte März bis Juli 2017 erfolgte die Verschriftlichung der zusammengetragenen Ergebnisse durch das Projektmanagement. Das Kulturamt trug die Darstellung der Zusammenarbeit von Ortschaftsrat, Kulturamt und Gemeinderat in Kulturfragen als eigenes Kapitel bei. Die „Arbeitsgruppe Kulturkonzept“ verantwortete zusammen mit dem Kulturamt die Korrekturgänge. Dabei übernahmen die einzelnen Mitglieder der Arbeitsgruppe Kulturkonzept die inhaltliche Verantwortung für die Darstellung der verschiedenen Handlungsfelder.