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Karlsruhe: Stadt und Verwaltung

Allgemeine Hinweise zu Urkunden

Die Standes­äm­ter stellen aus ihren Registern Geburts-, Ehe-, Leben­s­part­ner­schafts- und Sterbe­ur­kun­den aus.

Wenn Sie für eine Beurkun­dung eine Urkunde vorlegen müssen, dann ist diese immer im Original vorzulegen. Kopien und Faxe stellen k­eine Urkunden dar.

Stan­des­amt­li­che Urkunden sind nur gültig, wenn sie von dem Stan­des­amt ausge­stellt wurden, das selbst das entspre­chen­de Re­gis­ter führt. Kopien von Urkunden, die von anderen Stellen (z.B. Polizei, Meldeamt, Schulen, usw.) beglaubigt wurden, sind keine Urkunden und werden nicht akzeptiert.

Urkunden in fremder Sprache sind grund­sätz­lich zusammen mit einer Überset­zung durch einen in Deutsch­land beeidig­ten Ur­kun­den­über­set­zer vorzulegen.

Urkunden werden von den Behörden oder Gerichten eines anderen ­Staa­tes oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Be­weis­wert in einem besonderen Verfahren festge­stellt worden ist. So wird sicher­ge­stellt, dass die vorge­leg­ten Urkunden echt sind und den Nachweis über das perso­nen­stands­recht­li­che Ereig­nis in einem anderen Land erbringen.

Je nach Staat gibt es bestimmte Überbe­glau­bi­gungs­ar­ten, die vom Stan­des­amt, dem Oberlan­des­ge­richt oder einer anderen Behör­de ­ge­for­dert werden können. Dies kann sein:

  • eine Legali­sa­tion

  • eine Apostille

  • eine Urkun­den­über­prü­fung


Ausländische Urkunden zum Gebrauch in Deutschland

Legali­sa­tion
Die Legali­sa­tion ist die Bestä­ti­gung der Echtheit einer auslän­di­schen Urkunde durch den Konsu­l­ar­be­am­ten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Die Legali­sa­tion, die auf der auslän­di­schen Origi­nalur­kunde angebracht wird, wird z.B. durch die Deutsche Botschaft in Ägypten auf einer ägypti­schen Urkunde angebracht. Es wird damit beschei­nigt, dass die Urkunde echt ist, also der Aussteller zur Erstellung der Urkunde zuständig war, die Unter­schrift von ihm stammt und die Urkunde in der den Gesetzen des Ausstel­lungs­or­tes entspre­chen­den Form ausge­stellt wurde. Die Legali­sa­tion ist vom Urkun­den­in­ha­ber selbst einzuholen.

Apostille
Die „Haager Apostille" ist - ebenso wie die Legali­sa­tion - die Bestä­ti­gung der Echtheit einer Urkunde. Sie wird jedoch - anders als bei der Legali­sa­tion - von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausge­stellt wurde, erteilt. Eine Betei­li­gung der Konsu­l­ar­be­am­ten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig. So bringt z.B. eine US-Behörde die Apostille auf einer Heirats­ur­kunde aus Las Vegas an.

Die Apostille wird auf der auslän­di­schen Origi­nalur­kun­de angebracht. Es wird beschei­nigt, dass die Urkunde echt ist. Welche Behörde im jeweiligen Staat zuständig ist, erfragen Sie bitte bei der Behörde, welche die Urkunde ausge­stellt hat.

Die Apostille ist vom Urkun­den­in­ha­ber selbst einzuholen.

Überprü­fung der inhalt­li­chen Richtig­keit einer Urkunde durch die deutsche Auslands­ver­tre­tung
Es gibt Staaten, deren Urkun­den­we­sen sich als so unsicher erwiesen hat, dass die Deutschen Auslands­ver­tre­tun­gen nicht mehr die Echtheit der Urkunden bestätigen können. In diesen Fällen muss eine Überprü­fung der Urkunde über das Standes­amt bei der jeweiligen Auslands­ver­tre­tung beantragt werden. In diesem teilweise mehrere Monate dauernden Verfahren werden Vertrau­ens­an­wälte damit beauftragt, die Echtheit der Urkunden zu prüfen. Mit der Antrag­stel­lung ist eine Kaution beim Standesamt zu hinter­le­gen. Die Höhe der voraus­sicht­lich anfal­len­den Gebühr wird in jedem Einzelfall vorab bei der Auslands­ver­tre­tung erfragt.

Sehr ausführ­li­che Infor­ma­tio­nen finden Sie auf der Homepage des Auswär­ti­gen Amts:

Ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland


Deutsche Urkunden zum Gebrauch im Ausland

So wie deutsche Behörden in einigen Fällen eine Echtheits­be­stä­ti­gung von auslän­di­schen Urkunden verlagen, wird von vielen auslän­di­schen Staaten eine Echtheits­be­stä­ti­gung einer von deutschen Behörden ausge­stell­ten Urkunde gefordert. Bei der Frage, welche deutsche Behörde im Einzelfall zuständig ist, kann Ihnen das Amt weiter­hel­fen, bei dem die Urkunde ausge­stellt wurde.

So erhalten Sie z.B. die Apostille auf eine vom Standes­amt Karlsruhe ausge­stellte Urkunde, die ein anderer Staat verlangt, beim Regie­rungs­prä­si­dium Karlsruhe, Referat 11, Schloß­platz 1-3, 76131 Karlsruhe.

Näheres erfahren Sie auf der Homepage des Regie­rungs­prä­si­di­ums Karlsruhe.

Regierungspräsidium Karlsruhe / Service / Beglaubigungen von Urkunden

Sehr ausführ­li­che Infor­ma­tio­nen über die Verwen­dung deutscher Urkunden im Ausland finden Sie unter

Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland